Reprendre les vrais usages
Boîtes individuelles ou partagées, délégations, agendas, contacts et appareils : l’inventaire ne s’arrête pas au volume des messages. Nous préparons aussi les droits et les habitudes de travail.
Solution 03 / Messagerie professionnelle
Une messagerie qui suit votre façon de travailler.
Boîtes professionnelles, domaines, agendas partagés et migration : nous relions la technique aux usages quotidiens de vos équipes.
Préparer une migration vérifiable
La reprise des messages et des dossiers s’accompagne d’une vérification des comptes, des envois et des réceptions. Le calendrier de bascule et les opérations de synchronisation sont adaptés au contexte.
Soigner la délivrabilité
Les enregistrements DNS, l’authentification SPF/DKIM/DMARC, le filtrage et les journaux de transport sont examinés ensemble. Aucun prestataire ne peut garantir le classement de chaque message chez tous les destinataires.
Préparer votre projet
La messagerie relie plusieurs environnements.
Une reprise de messagerie concerne les boîtes, mais aussi les dossiers partagés, les agendas, les droits et les appareils des utilisateurs. Elle doit tenir compte du nom de domaine et des applications qui envoient des messages pour l’entreprise.
Cloudlab prépare le volet d’hébergement de la messagerie. Agedis accompagne les comptes, les systèmes et les usages sur les postes. Lorsqu’un logiciel de gestion ou un formulaire doit communiquer avec cette messagerie, Dtouch peut intervenir sur cette intégration. Les étapes et les personnes qui valident les essais sont définies avant la mise en service.
Identifier les responsabilités
Distinguer l’hébergement, les systèmes et les applications, puis définir les contacts et les informations à transmettre selon le sujet rencontré.
Préparer les opérations
Décrire la maintenance prévue, les dépendances concernées et les utilisateurs à prévenir. Les conditions d’intervention doivent tenir compte de l’activité.
Suivre le retour en service
Vérifier les usages attendus et partager les points restant à traiter avec les bons interlocuteurs. Le contrôle technique est complété par le retour des personnes qui utilisent le service.
Questions de préparation
Des décisions à prendre ensemble.
Qui contacter en cas de difficulté ?
Les interlocuteurs et les modalités de signalement sont précisés pour le projet. La qualification du sujet permet d’orienter le suivi vers le datacenter, les systèmes ou l’application.
Les conditions de support sont-elles identiques pour tous les projets ?
Elles dépendent du périmètre convenu. Horaires, modalités d’intervention et éventuels engagements doivent être précisés dans la proposition et les documents contractuels.
Comprendre et préparer
Une messagerie se vérifie dans le travail de chaque équipe.
Recevoir un message est indispensable. Réserver une salle, retrouver un agenda partagé et faire partir les demandes du site le sont parfois tout autant. La préparation part de ces usages pour organiser l’hébergement de la messagerie et son accompagnement.
Comptes, alias et espaces partagés
L’inventaire distingue les personnes, les adresses collectives et les alias qui renvoient vers une autre boîte. Il précise les calendriers, les ressources et les dossiers partagés, avec les droits attendus pour chacun. La conservation des messages et les besoins de recherche sont également abordés. Ce relevé permet de préparer une migration par profils d’usage : direction avec délégation, équipe partageant des dossiers, collaborateur mobile ou adresse utilisée par un logiciel métier.
Des tests sur les appareils réellement utilisés
Le webmail ne représente qu’une partie du parcours. Les essais peuvent inclure les logiciels de messagerie, les smartphones, les invitations, les changements d’agenda et les partages prévus dans le projet. Agedis accompagne la configuration des postes et des comptes ; Cloudlab intervient sur l’environnement hébergé. Un utilisateur pilote peut vérifier un premier ensemble de fonctions avant un déploiement plus large. Un résultat sur ce pilote reste identifié comme tel tant que les autres profils ne sont pas contrôlés.
Les messages émis par les autres outils
Formulaire de contact, application de gestion, copieur ou plateforme externe : plusieurs outils peuvent envoyer avec le nom de domaine de l’entreprise. Leur liste doit être connue avant de revoir le routage et les paramètres d’authentification. Nous identifions le service qui émet, le domaine utilisé et la personne qui peut modifier sa configuration. Le diagnostic suit le trajet du message ; une correction côté messagerie ne remplace pas une adaptation nécessaire dans le logiciel émetteur.
Préparer le jour du changement
La bascule précise les dernières données à reprendre, les réglages des utilisateurs, les communications à prévoir et les vérifications de réception. Les boîtes importantes et les usages collectifs sont identifiés pour le suivi. Les licences, les fonctions de synchronisation et les conditions de sauvegarde dépendent de la solution retenue. Elles sont définies dans le projet, avec un interlocuteur pour l’administration des comptes et un contact pour le volet hébergement.
Notre méthode
Du premier échange
à la prise en charge.
Comprendre
Vos usages, l’existant, les contraintes et les priorités.
Préparer
Le périmètre, les accès, la reprise et les vérifications.
Accompagner
La mise en service et le suivi convenu avec vous.
Le prochain chapitre